Cách viết hóa đơn đỏ chuẩn xác nhất năm 2021

Hóa đơn đỏ đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ hiện nay. Vì vậy, việc hóa đơn đỏ sao cho chuẩn xác là điều mà nhiều doanh nghiệp quan tâm tới. Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng tìm hiểu cách viết hóa đơn đỏ chuẩn xác nhất tạo thuận lợi cho việc làm ăn kinh doanh của mình nhé!

Những điều cần lưu ý khi viết hóa đơn đỏ

Trước khi tìm hiểu về cách bán hóa đơn đỏ chuẩn xác, các bạn cần chú ý một số vấn đề sau đây:

• Khi lập hóa đơn đỏ (hay còn gọi là hóa đơn giá trị gia tăng) cần phải ghi đầy đủ và chuẩn xác các tiêu thức quy định ở trên hóa đơn.
• Nội dung ghi trên hóa đơn đỏ phải ghi rõ giá bán chưa tính thuế giá trị gia tăng, phụ thu cùng các chi phí tính ngoài giá bán. Đồng thời ghi rõ tổng giá thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
• Hóa đơn đỏ phải ghi đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Người viết hóa đơn không được tẩy xóa, sửa chữa. Chỉ được sử dụng cùng một màu mực không phải, đặc biệt lưu ý không dùng mực đỏ.
• Hóa đơn giá trị gia tăng phải được lập theo số thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn.
• Nếu hóa đơn giá trị gia tăng bằng giấy thì cần phải lập thành nhiều liên. Trong đó, nội dung giữa các liên phải đảm bảo tính thống nhất. Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử thì không nhất thiết phải lập thành nhiều liên.

Hướng dẫn viết hóa đơn đỏ chính xác nhất

Thường thì hóa đơn đỏ sẽ được lập theo một biểu mẫu nhất định bao gồm các tiêu thức được pháp luật quy định. Để có thể lập hóa đơn đỏ chuẩn xác và hợp pháp, người lập hóa đơn cần tuân thủ theo hướng dẫn sau:

Viết đúng tiêu thức ngày/tháng/năm trên hóa đơn

Thời điểm lập hóa đơn bán hàng hóa là ngày chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng hàng hóa cho bên mua. Không phân biệt chưa thu tiền hay đã thu tiền.

Thời điểm lập hóa đơn cung ứng dịch vụ thì phải là ngày hoàn tất việc cung cấp dịch vụ tới khách hàng không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nếu bên cung ứng dịch vụ thu tiền trước thì ngày thi tiền trước đó sẽ là ngày lập hóa đơn.

Riêng với trường hợp kinh doanh dịch vụ, hóa đơn giá trị gia tăng được bỏ qua tiêu thức “đơn vị tính”.

Các trường hợp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ khác đã được quy định riêng, người lập chỉ cần căn cứ vào Thông tư số 68/2019/TT-BTC để xác định thời điểm viết hóa đơn.

Không cần viết thông tin bên bán

Do thông tin bên bán đã được thể hiện sẵn ở trên hóa đơn. Vì vậy, người lập hóa đơn không cần phải viết nữa.

Viết đầy đủ thông tin bên mua

Người lập hóa đơn phải điền đầy đủ thông tin người mua hàng theo các tiêu thức sau:

• Họ tên của người trực tiếp đến mua hàng và thực hiện giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ.
• Tên đơn vị là công ty bên mua. Tên này phải khớp với tên trên giấy phép đăng ký kinh doanh của bên mua.
• Địa chỉ là nơi công ty bên mua làm việc. Địa chỉ này cũng phải trùng với thông tin trên giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
• Mã số thuế của doanh nghiệp.
• Hình thức thanh toán: Người viết hóa đơn cần linh hoạt sử dụng các ký hiệu như sau:
  • TM: Đây là hình thức thanh toán bằng tiền mặt
  • CK:Hình thức thanh toán bằng chuyển khoản
  • TM/CM: Hình thức thanh toán chưa xác định

Lưu ý: Đối với các trường hợp hóa đơn có giá trị trên 20.000.000 đồng, bên mua cần phải lựa chọn hình thức thanh toán chuyển khoản thì mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng và tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.

Hoàn tất bảng kê chi tiết hàng hóa, dịch vụ bán ra

Người bán hóa đơn đỏ tại bình dương cần điền đầy đủ thông tin sau vào cột: Số thứ tự; tên hàng hóa, dịch vụ; Số lượng; Đơn giá; Đơn vị tính và Thành tiền. Ở phần này người viết hóa đơn cần lưu ý:

• Nếu hàng hóa, dịch vụ được quy định mã cần phải ghi cả mã số vào.
• Hàng hóa, dịch vụ cần đăng ký quyền sử dụng, sở hữu thì người viết phải ghi số hiệu, ký hiệu đăng trưng dùng khi đăng ký pháp luật vào hóa đơn đỏ.
• Nếu là hóa đơn điều chỉnh thì phải ghi rõ điều chỉnh sai sót gì, tăng hay giảm, ngày/tháng/năm, ký hiệu.

Sau khi hoàn tất, nếu như bảng kê khai vẫn còn dòng thì gạch chéo toàn bộ phần còn trống từ trái sang phải.

Viết đúng phần tổng cộng

Để đảm bảo tính chuẩn xác khi tính hóa đơn đỏ, người viết cần phải chú ý cộng các tiêu thức sau:

• Tiền hàng
• Thuế giá trị gia tăng
• Tổng cộng tiền thanh toán gồm tiền hàng và thuế giá trị gia tăng.

Lưu ý: Số tiền được viết bằng chữ tại dòng “Tổng cộng tiền thanh toán”.

Bắt buộc ký tên lên hóa đơn đỏ

Việc ký tên lên hóa đơn đỏ là bắt buộc. Vì vậy, 2 bên mua bán phải hoàn tất những tiêu thức sau:

• Người mua hàng: Đối tượng trực tiếp thực hiện giao dịch sẽ ký. Nếu khách hàng không đến mua trực tiếp thì bên bán phải ghi rõ thông tin bán hàng thông qua điện thoại, fax hoặc mạng internet.
• Người bán hàng sẽ là người trực tiếp ký.
• Thủ trưởng đơn vị: Giám đốc của đơn vị phải trực tiếp ký, ghi đầy đủ họ tên và đóng dấu. Nếu ủy quyền cho người khác ký thì vẫn phải thực hiện theo đúng yêu cầu trên.

Bài viết vừa rồi là hướng dẫn cách viết hóa đơn đỏ chuẩn xác. Hy vọng thông tin này sẽ giúp các doanh nghiệp lập hóa đơn tạo điều kiện thuận lợi cho việc kinh doanh của mình!